Cuando la vida se acaba, pero los papeles no
Hace no mucho, me tocó ayudar a un familiar con un asunto del SAT que, la neta, me sacó canas antes de tiempo. Fue cuando falleció mi tío y, además del dolor, nos topamos con el rollo de presentar la declaración final de un contribuyente fallecido. Que si los requisitos, que si los papeles, que si los plazos… y pues aquí estoy, tratando de compartir esa experiencia para que a nadie más le agarre en curva.
¿Por qué es importante la declaración final?
La declaración final es el último informe fiscal que se presenta ante el SAT para reportar los ingresos, deducciones y otras situaciones fiscales del contribuyente que ya no está con nosotros. Suena simple, pero no lo es tanto. Porque no es solo un trámite burocrático; es cerrar un capítulo fiscal para que no haya problemas después, para que la Hacienda no venga a buscar facturas o impuestos que no se pagaron. En fin, es parte del proceso para que todo quede en orden.
Requisitos básicos para presentar la declaración final
Bueno, pues aquí les va la lista que se supone que debes tener lista cuando vayas a presentar esta declaración final:
- Acta de defunción del contribuyente fallecido, porque sin esto ni para donde hacerse.
- Identificación oficial del representante legal o del familiar que hará el trámite, para que conste quién está haciendo las cosas.
- Documento que acredite la representación legal o poder notarial, en caso de que alguien distinto a los familiares directos haga el trámite.
- RFC del contribuyente fallecido, obviamente, para identificarlo en el sistema.
- Última declaración normal presentada antes del fallecimiento, para tener un punto de partida.
- Información de ingresos y deducciones correspondientes al periodo desde la última declaración hasta la fecha del fallecimiento.
- Comprobantes fiscales (facturas electrónicas) de los ingresos, gastos, inversiones o deducciones que correspondan al periodo final.
¿Y los formatos? ¿Hay que llenar algo especial?
Claro que sí. La declaración no se presenta en papel como antes, ahora hay que hacerlo en el portal del SAT, usando su sistema de declaraciones en línea. Esto quiere decir que debes tener tu e.firma vigente y, ojo, si la persona fallecida tenía contraseña pero no e.firma, no sirve para esto. El representante legal o familiar debe usar su propia e.firma o contraseña para ingresar al sistema y hacer la declaración.
Además, hay que llenar el formulario del Anexo 24, si mal no recuerdo, para adjuntar los XML de las facturas y otros documentos. No sé si era ese o el 22, pero bueno, la idea es que cargues todo el soporte digital para que Hacienda pueda validar lo que reportas.
Pasos para presentar la declaración final, más o menos
A ver, esto no es un manual oficial pero sirve para tener una idea:
- Reúne todos los documentos que mencioné antes. Sin esto no avanzas.
- Ingresa al portal del SAT con tu e.firma o contraseña.
- Busca la sección de declaraciones y selecciona la opción para presentar declaración final por fallecimiento.
- Llena los datos generales, que incluyen fecha de fallecimiento, RFC, y datos del representante legal.
- Carga los comprobantes fiscales y otros documentos como el acta de defunción.
- Llena la información de ingresos, deducciones, retenciones, etc., correspondientes al periodo final.
- Revisa que todo esté bien, porque errores pueden retrasar el proceso o generar multas.
- Envía la declaración y guarda el acuse de recibo que emite el SAT.
¿Qué pasa si no presento la declaración final?
Esto puede parecer obvio, pero no está de más recordarlo: si no presentas esta declaración, el SAT puede considerarte incumplido y empezar a generar multas o recargos por impuestos no declarados. Además, si hay herederos que quieran hacer trámites fiscales o bancarios relacionados con el fallecido, les van a pedir esta declaración para dejar todo limpio y no tener broncas después.
Y hablando de herederos, ojo, porque en algunos casos ellos son los responsables de presentar esta declaración, no alguien externo. Esto depende de la situación legal y de si el contribuyente tenía un contador o representante designado.
Un par de cosas que suelen confundir
Ah, espera, creo que me estoy liando un poco con esto. Tenía algo apuntado pero no lo encuentro, da igual. Lo que quería decir es que a veces ni haciendo todo bien sale. No sé si me explico, pero bueno, ya me entiendes. Por ejemplo, ¿qué pasa si la persona fallecida era patrón y tenía empleados? Pues ahí hay que ver si también se tienen que presentar declaraciones complementarias para ellos o informes especiales. Eso ya se me escapa un poco porque no es tan común, o al menos no me ha tocado directo.
Otra cosa que a veces confunde es si hay que presentar declaración para todos los periodos del año o solo desde la última declaración hasta la fecha de fallecimiento. En general, solo se declara el periodo restante, pero siempre con base en la última declaración presentada. Es como cerrar la cuenta fiscal desde el último corte.
¿Y qué hay de los pagos provisionales y retenciones?
Si la persona fallecida tenía ingresos por actividades empresariales, profesionales o arrendamiento, y presentaba pagos provisionales mensuales, esos también deben considerarse en la declaración final. Esto para que el SAT tenga claro cuánto se pagó durante el año y cuánto falta, si es que falta algo.
En cuanto a retenciones, si el contribuyente era retenedor (por ejemplo, retenía IVA o ISR a empleados o proveedores), también debe reportar estas retenciones pendientes. Todo se complica si no hay un contador que lleve estos movimientos, porque la información puede andar dispersa o incompleta.
¿Cuánto tiempo hay para presentar la declaración final?
Este es otro tema que causa confusión, y la verdad es que puede variar. Generalmente, la declaración final debe presentarse dentro de los plazos normales de las declaraciones anuales, pero tomando en cuenta la fecha de fallecimiento. O sea, si la persona falleció a mitad de año, la declaración final debe abarcar hasta ese día y presentarse en el plazo que corresponda para la anual.
Pero bueno, a veces la carga emocional o la falta de información hace que esto se atrase. Y ahí empiezan los problemas con multas y recargos. Por eso, lo mejor es no dejarlo para después.
¿Quién puede presentar la declaración final?
Usualmente, el representante legal, albacea o el familiar que lleve los asuntos fiscales del contribuyente fallecido es quien debe presentar la declaración. Si no hay nadie designado, a veces los herederos deben ponerse de acuerdo para nombrar a alguien o actuar en conjunto.
En casos más enredados, un abogado o contador puede ayudar a aclarar quién tiene la facultad para hacer este trámite. Pero ojo, porque el SAT es muy estricto y requiere que el representante tenga documentos legales que lo avalen.
Últimas recomendaciones antes de cerrar
Bueno, ya casi termino porque esto me está dejando más cansado que un trámite en ventanilla de lunes en la mañana. Pero antes de irme, un par de consejos:
- Reúne toda la información con tiempo, incluyendo facturas, recibos y documentos oficiales.
- No dejes que pase mucho tiempo desde el fallecimiento para presentar la declaración.
- Consulta con un contador o asesor fiscal si tienes dudas o si la situación es compleja.
- Guarda todos los acuses y comprobantes de la declaración final.
- Revisa que la e.firma esté vigente y que el representante legal tenga poder suficiente.
En fin, esto de la declaración final de un contribuyente fallecido es como cerrar un ciclo que no es fácil y que a veces duele más por la burocracia que por la falta misma de ganas de hacerlo. Pero en serio, hacerlo bien evita problemas legales después y deja todo limpio para los herederos o familiares.
Ya me voy, que esto de escribir de corrido me agota, y parece que apenas arranco y ya quiero acabar. Espero que te haya servido esto, aunque sea un poco desordenado, pero es la verdad al natural. Nos vemos en la próxima, ojalá con algo más alegre y menos gris.
