6 pasos para hacer factura global en el SAT: guía completa y actualizada
Emitir una factura global en el SAT es una herramienta fundamental para quienes manejan múltiples ventas diarias y requieren simplificar su contabilidad sin perder el control fiscal. Si buscas entender con precisión cómo hacer factura global en el SAT, esta guía detallada te llevará paso a paso, desde los requisitos hasta la emisión efectiva, con consejos prácticos y aclaraciones que pocos recursos ofrecen, especialmente enfocados en el contexto mexicano.
¿Qué es una factura global y por qué es importante?
Antes de entrar a los pasos, conviene entender qué es una factura global y cuál es su función dentro del sistema fiscal mexicano. La factura global es un comprobante fiscal digital por internet (CFDI) que agrupa todas las operaciones del día para clientes en general, sin necesidad de emitir comprobantes individuales por cada venta.
Este tipo de factura es especialmente útil para negocios con alta rotación de ventas al público, como tiendas de conveniencia, restaurantes o transporte público, ya que reduce la carga administrativa y facilita el cumplimiento fiscal.
Sin embargo, su correcta emisión requiere seguir normas específicas del SAT, para evitar multas o rechazos en la contabilidad. Al dominar los 6 pasos para hacer factura global en el SAT, tendrás una ventaja decisiva para mantener tu negocio al día y optimizar la gestión fiscal.
Requisitos indispensables para emitir factura global en el SAT
Antes de comenzar con el proceso, es vital cumplir con ciertos requisitos que el SAT exige para poder emitir facturas globales:
- Estar dado de alta ante el SAT con un régimen fiscal que permita la emisión de CFDI globales, generalmente el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) o personas morales con actividades comerciales.
- Contar con un certificado de sello digital (CSD) vigente, que garantiza la autenticidad y validez de las facturas emitidas.
- Utilizar un sistema o plataforma autorizada para la generación de CFDI, ya sea el portal del SAT, un sistema propio o un proveedor autorizado de certificación (PAC).
- Registrar correctamente las operaciones diarias para poder consolidarlas en la factura global.
Estos puntos no solo son obligatorios, sino que aseguran que la factura global cumpla con los estándares fiscales y tenga validez legal.
Paso 1: Recolectar y organizar las ventas del día para la factura global
La clave para una factura global precisa está en la organización diaria de tus ventas. Debes reunir todos los comprobantes o registros de las operaciones realizadas durante el día, incluyendo montos, impuestos trasladados y cualquier información relevante.
Es fundamental que estas ventas se hayan hecho sin que el cliente haya solicitado factura individual, ya que la factura global sólo consolida ventas a público en general.
Para una mejor gestión, utiliza un sistema de punto de venta que permita exportar fácilmente los datos necesarios para la factura global.
Paso 2: Acceder al portal del SAT o software autorizado para emitir el CFDI
Para generar la factura global tienes dos opciones principales:
- Portal web del SAT: La plataforma oficial permite emitir facturas globales de manera gratuita. Es recomendable para contribuyentes con bajo volumen de ventas o que no cuentan con sistema propio.
- Proveedor autorizado de certificación (PAC): Si tu negocio maneja un volumen alto, un PAC te ofrece soluciones más integrales y automatizadas, con integración a sistemas contables.
En ambos casos, debes contar con tu firma electrónica (e.firma) y el certificado de sello digital para autenticar la factura.
Paso 3: Capturar los datos generales y específicos para la factura global
Al iniciar la emisión, se deben ingresar ciertos datos esenciales:
- Fecha y hora de emisión: Normalmente se pone al final del día o al inicio del siguiente.
- RFC del emisor: Tu Registro Federal de Contribuyentes.
- RFC receptor: Para factura global se usa el RFC genérico XAXX010101000, que identifica a clientes al público en general.
- Uso del CFDI: Generalmente se utiliza el código G03, que indica gastos en general.
- Conceptos agrupados: Aquí se consolidan los conceptos de ventas con sus cantidades, precios unitarios, impuestos trasladados (IVA, IEPS si aplica) y totales.
Es importante revisar que la suma de los conceptos coincida con el total de ventas del día.
Paso 4: Validar la factura global y aplicar impuestos correctamente
La factura global debe reflejar fielmente las tasas de impuestos que se aplicaron en las ventas. En México, esto implica principalmente el IVA (generalmente 16%) y en algunos productos el IEPS.
Un error común es omitir o calcular mal estos impuestos, lo que puede generar inconsistencias en tu contabilidad y problemas con el SAT.
Por eso, en este paso se recomienda usar herramientas digitales que automaticen el cálculo y validación de impuestos según los productos vendidos.
Paso 5: Sellar digitalmente y timbrar la factura global ante el SAT
Una vez capturados y validados los datos, el siguiente paso es timbrar la factura global, que consiste en enviar el CFDI al SAT para que sea certificado y sellado digitalmente. Este proceso garantiza la autenticidad y validez fiscal del documento.
El timbrado puede hacerse directamente en el portal del SAT o a través del PAC, dependiendo del sistema que uses.
Es imprescindible conservar el XML y el PDF que genera el SAT tras el timbrado, ya que son los comprobantes oficiales para efectos contables y fiscales.
Paso 6: Entregar y archivar la factura global correctamente
Después del timbrado, debes poner a disposición la factura global a tus clientes, generalmente exhibiendo el documento en tu establecimiento o enviándolo por correo electrónico si es requerido.
Aunque la factura global no identifica a clientes específicos, es un documento público y debe estar disponible para cualquier revisión o auditoría fiscal.
Además, guarda cuidadosamente el archivo digital y físico, organizándolo por fecha para facilitar futuras consultas o aclaraciones ante el SAT.
Errores comunes al hacer factura global en el SAT y cómo evitarlos
Para perfeccionar tu manejo de facturas globales, aquí te comparto los errores más frecuentes y cómo prevenirlos:
- Usar un RFC incorrecto o no genérico: Siempre utiliza XAXX010101000 para factura global, no el de algún cliente específico.
- No consolidar todas las ventas del día: Omisiones generan discrepancias en contabilidad y posibles sanciones.
- Calcular mal los impuestos: Usa sistemas confiables para evitar errores en IVA o IEPS.
- No timbrar la factura correctamente: Sin timbrado, el CFDI carece de validez fiscal.
- Guardar mal los archivos: La organización es clave para responder a auditorías o aclaraciones.
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer factura global en el SAT
¿Quiénes pueden emitir factura global?
Principalmente, contribuyentes en el Régimen de Incorporación Fiscal y personas morales que realizan ventas a público en general. Es indispensable estar registrado y autorizado por el SAT.
¿Se puede emitir factura global para ventas a clientes específicos?
No. La factura global es para ventas a público en general sin identificar clientes, para ventas específicas se debe emitir factura individual con RFC del cliente.
¿Cada cuánto se debe emitir la factura global?
Idealmente, una vez al día que consolide todas las ventas realizadas sin factura individual.
¿Qué pasa si no emito factura global correctamente?
Podrías recibir multas, rechazos fiscales y problemas en tu contabilidad, además de afectar la deducibilidad de gastos para tus clientes.
Herramientas recomendadas para facilitar el proceso de factura global
Para optimizar la emisión y evitar errores, considera estas opciones:
- Software especializado: Programas como CONTPAQi, Facturador SAT o Aspel son populares en México para control fiscal.
- Proveedores autorizados de certificación (PAC): Empresas certificadas por el SAT que agilizan timbrado y validación.
- Portales web oficiales: El SAT ofrece una plataforma sencilla para contribuyentes con menor volumen de operaciones.
Elegir la herramienta adecuada depende del tamaño y necesidades de tu negocio, pero siempre prioriza seguridad y cumplimiento fiscal.
Aspectos legales y normativos que respaldan la factura global
La factura global está regulada por el Código Fiscal de la Federación y las disposiciones del SAT, especialmente en la Resolución Miscelánea Fiscal. Estos documentos establecen los lineamientos para su emisión, timbrado y conservación.
Consultar periódicamente las actualizaciones del SAT es crucial para mantener la conformidad, ya que las reglas fiscales pueden cambiar y afectar los procedimientos.
Consejos finales para dominar la factura global y potenciar tu negocio
Al dominar los 6 pasos para hacer factura global en el SAT, no sólo cumples con tus obligaciones fiscales, sino que también optimizas tus procesos administrativos, ahorras tiempo y evitas sanciones. Recuerda siempre:
- Mantener actualizados tus datos fiscales y certificados digitales.
- Registrar minuciosamente todas las operaciones diarias.
- Utilizar herramientas confiables que automaticen cálculos y validaciones.
- Guardar y organizar adecuadamente tus comprobantes digitales.
- Estar atento a cambios normativos para ajustar tus procesos.
Estos hábitos consolidan tu autoridad fiscal y contribuyen a la salud financiera de tu negocio en México.
